Zgodność pracodawcy z Formularzem I-9 i obrona podczas działań ICE w miejscu pracy

Ustal etap przed rozpoczęciem korekt

Przegląd prewencyjny daje pracodawcy przestrzeń do poznania rzeczywistych praktyk, wykrycia powtarzających się problemów, zgodnej z prawem poprawy przyszłych działań oraz stworzenia uporządkowanej procedury korekt i szkoleń. Celem nie jest wyprodukowanie idealnej historycznej teczki ani usunięcie naruszeń, które już wystąpiły.

Gdy rząd doręcza Notice of Inspection, subpoena, żądanie, warning, charging document albo inną komunikację egzekucyjną, sytuacja prawna się zmienia. Zabezpieczenie, zakres, termin, sposób produkcji, komunikacja, privilege, korekty, kwestie pracowników i ciągłość działalności muszą być częścią kontrolowanej reakcji.

Prewencyjny wewnętrzny przegląd I-9

Przegląd powinien badać rzeczywisty system pracodawcy, a nie formularze w izolacji. Obejmuje to osoby wypełniające każdą sekcję, sposób badania dokumentów tożsamości i zezwolenia na pracę, przechowywanie formularzy i kopii, moment reverification, sposób korekt, osoby odpowiadające na pytania, działanie procesów zdalnych lub elektronicznych i niszczenie dokumentów według zasad retencji.

Należy odróżnić pojedyncze błędy biurowe od praktyk systemowych. Powtarzające się daty, brakujące podpisy, nieprawidłowa reverification, niespójne kopiowanie dokumentów, nadmierne żądanie dokumentów, preferencje dotyczące obywatelstwa, rozproszona dokumentacja i nieudokumentowane korekty mogą wskazywać większy problem szkolenia lub procesu.

• Proces zatrudniania i onboarding
• Terminy i odpowiedzialność za wypełnienie
• Badanie i kopiowanie dokumentów
• Protokół korekt i audit trail
• Reverification i ponowne zatrudnienie
• Przechowywanie, dostęp, bezpieczeństwo i retencja
• Integralność systemu elektronicznego
• Szkolenia i procedury eskalacji
• Zabezpieczenia przed dyskryminacją

Korekty muszą być przejrzyste, datowane i przypisane konkretnej osobie

Pracodawca nie powinien antydatować korekty, ukrywać osoby, która jej dokonała, zastępować oryginalnego dokumentu bez zachowania audit trail ani prosić pracownika o poświadczenie informacji, których pracownik nie podał. Metoda korekty zależy od formularza, błędu, systemu elektronicznego, czasu i tego, czy działanie rządu już się rozpoczęło.

Korekta może poprawić prawdziwy materiał i wykazać uporządkowany proces. Nieostrożna korekta może stworzyć dowód modyfikacji, niespójnych dat, document abuse albo próby odtworzenia teczki po zawiadomieniu.

Notice of Inspection i produkcja dokumentów

Pracodawca powinien zabezpieczyć zawiadomienie, informacje o doręczeniu, kopertę, załączniki, komunikację, żądane dokumenty i termin. W zależności od dochodzenia żądanie może wykraczać poza Formularze I-9 i obejmować listy płac, wykazy pracowników, dokumenty biznesowe, licencje, polityki, dokumenty spółki lub inne materiały.

Kontrolowana reakcja ustala zakres, gromadzi dokumenty bez ich zmiany, porządkuje produkcję, zachowuje metadata i dokumenty elektroniczne, prawidłowo opisuje sporne lub brakujące pozycje oraz ogranicza nieformalne wyjaśnienia, które później mogą być uznane za przyznanie.

Kary cywilne i reakcja administracyjna

Kontrola może prowadzić do zawiadomień o naruszeniach technicznych lub merytorycznych, podejrzeniach nieuprawnionego zatrudnienia, warning, rozmów ugodowych, kar cywilnych albo sporu administracyjnego. Reakcja zależy od zarzutów, dowodów, historii korekt, faktów dobrej wiary, liczby pracowników, rozmiaru przedsiębiorstwa, wcześniejszej historii i aktualnego prawa.

Analiza powinna oddzielać naruszenia formularza od zarzutów świadomego zatrudniania lub dalszego zatrudniania osób bez uprawnienia, oszustwa dokumentowego, dyskryminacji, odwetu lub innych działań. Mogą stosować się różne organy i standardy prawne.

Reakcja na działania ICE w miejscu pracy

Zdarzenie w miejscu pracy może wpłynąć na operacje, kierownictwo, HR, listę płac, bezpieczeństwo, komunikację, pracowników i ciągłość działalności. Pracodawca powinien mieć strukturę określającą, kto przyjmuje dokumenty rządowe, kto rozmawia z funkcjonariuszami, kto kontaktuje się z adwokatem, jak zabezpiecza się dokumenty, jak traktuje pracowników i gości oraz jak przedsiębiorstwo działa dalej zgodnie z prawem.

Interesy prawne pracodawcy nie są automatycznie takie same jak indywidualne interesy imigracyjne pracowników. Privilege, konflikty, odrębna reprezentacja, dochodzenie wewnętrzne, wypowiedzi publiczne, komunikacja z pracownikami i decyzje zatrudnienia wymagają analizy przed działaniem.

Zgodność nie zezwala na nadmierne żądanie dokumentów ani dyskryminację

Pracodawca może stworzyć odpowiedzialność, żądając większej liczby lub innych dokumentów niż wymagane, odrzucając ważne dokumenty, wskazując dokumenty, które pracownik ma przedstawić, traktując pracowników inaczej z powodu obywatelstwa lub pochodzenia narodowego albo podejmując odwet. Silny system zgodności równoważy obowiązki weryfikacji z zakazem dyskryminacji.

Federalna obsługa pracodawców w całych Stanach Zjednoczonych

Formularz I-9 i federalne działania w miejscu pracy wynikają z prawa federalnego. Steel & Associates, A Professional Law Corporation może doradzać przyjmowanym pracodawcom w całych USA, zależnie od faktów, forum, zakresu, konfliktów i pisemnej umowy. Biuro w Gretna nie ogranicza praktyki pracodawców do Luizjany.

Co zabezpieczyć i przygotować

Właściwy materiał zależy od etapu, ale pracodawca powinien móc wskazać podmioty prawne, miejsca pracy, zatrudnienie, proces przyjmowania, osoby odpowiedzialne, systemy I-9, polityki, szkolenia, wcześniejsze audyty, kontakty z rządem, zawiadomienia, terminy i aktualne operacje.

• Oryginalne zawiadomienie, subpoena, żądanie, koperta i dowód doręczenia
• Formularze I-9 i elektroniczne audit trails
• Wykazy pracowników, listy płac oraz daty zatrudnienia i zakończenia
• Polityki, szkolenia, wewnętrzne audyty i rejestry korekt
• Żądane dokumenty spółki, licencji, miejsc pracy i kierownictwa
• Komunikacja z organami, dostawcami, pracownikami i wcześniejszym adwokatem
• Dokumenty wskazujące znane braki lub sporne pozycje